穏やか じゅんや

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メモと記録は、未来の自分を助けてくれる

メモと記録は、未来の自分を助けてくれます。

 

メモと記録の大切さを知らなかった私は、

  • しまった!すっかり忘れてた!
  • えっと、前回どういう話だったっけ?
  • 前にやったことあるけど、やり方忘れた。また調べないと。面倒だな。

という状態でした。

 これらが解消できると、ストレスを相当減らせます。
仕事だけでなく、普段の生活にも役立ちます。 

 

その方法について詳しく書かれているのが、
『メモと記録だけでストレスフリーな毎日を続ける仕事術』
(とゆ)
です。 

 

 

ポイントは、以下の3つです。

  1. とにかくマメにメモする
  2. 作業はリスト化する
  3. 今後やることをスケジュールに入れる

 

とにかくマメにメモする

仕事で10件のプロジェクトを抱えているとします。
それぞれ、どんな状況なのか、記憶だけで把握できますか?

また、1週間前に自分がやった仕事内容を、上司にスラスラと説明できますか?

 

1行でもいいので、日々の記録をメモに残しておきましょう。
そのメモを見れば、すぐに記憶を引き出せます。

いちいちメモするのは面倒に思うかもしれません。
でも、その手間以上の効果が得られます。

 とにかく、マメにメモしておくことです。 

 

作業はリスト化する

 旅行の持ち物の準備や、年賀状の準備など、毎回同じ作業ですよね?
それなのに、いざ始めようとすると久しぶりなので、「さて、どうするんだっけ?」と、なりませんか?

 

繰り返し実施する作業は、リスト化しておきましょう
一度作ってしまえば、毎回使えます。

 

例えば、年賀状の準備なら

  1. 今回出す人のリストを作成
  2. 年賀ハガキを購入
  3. 絵柄を決める
  4. 印刷する
  5. メッセージを書く
  6. 投函する

 です。

 

ここに、実際に作業したときの注意点や改善点も加えておくと役に立ちます

例えば、
「印刷するときのハガキの向きを間違えた」という経験があれば、「こちらの向きにハガキをプリンタにセットする」と書いておきます。

これで、来年から印刷ミスを防げます。

 

また、リスト化しておくと、ちょっと時間が空いたとき、作業を少しずつ進めておけます。 

 

今後やることをスケジュールに入れる

メモを残しても、それを使わないと意味がありません。
定期的に、メモを確認する時間をつくりましょう。

例えば、毎日17時、会議終了後、など時間を決めておきます。

 

作業記録などは、専用のリストに追加します。
Evernoteなどのメモアプリが便利です。
例えば、打合せメモなら、そのプロジェクトのリストへ入れます。

 

そして、大事なのが、いつ実施するか決まっているものです。
これらは、スケジュール帳に記入します。
 うっかり忘れを防げるので、自分も楽だし、他の人から信頼されやすくなります。

 

定期的なイベントは、スケジュールアプリが便利です。
例えば、エアコンフィルターや換気扇の掃除など。

コツは、「そろそろやってもいいかな」と「あー、もうやらないとな」というタイミングの間で、設定することです。これは実際に試しながら微調整すると良いでしょう。

 

 ◇自分は、どう活かした?

打合せたら、メモを残す 

仕事で打合せがあれば、終了直後、要点をパソコンのテキストファイルに残すようにしました。このおかげで、複数の案件を抱えていても、混乱することが減りました。

 

出掛けたら、メモを残す

出張や、家族で外出した時など、次回役に立ちそうな情報をメモに残すようにしました。

例えば、
この会社に行くは、何番のバス乗り場を使う、とか
ショッピングモールの映画館には、何階の駐車場に停めると近い
などです。

 

 定期的な予定はスケジュールアプリを使う

靴を磨く、床屋のタイミング、等、スマホの手帳アプリを使っています。

メインは紙の手帳でスケジュール管理していますが、定期的なスケジュール管理は、電子手帳が便利です。

 

ちなみに、Lifebearという手帳アプリを愛用しています。

lifebear.com

 

この本に書かれたことを実践することで、仕事でも、普段の生活でも、過去の自分が残したメモや記録によって、今の自分が助けられ、楽になりました

もし、メモする習慣のない方は、試してみては、どうでしょう。

 

やって効果が無ければ、やめればいいだけです。
もし、効果を実感したら、自分なりに工夫して、さらに活用できると思います!

 

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