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トヨタ式 紙1枚の書類作成法

トヨタ自動車では、仕事に使う資料は「紙1枚」にまとめているそうです。

シンプルにまとめるというのは、実は難しい。
しかし、1枚にまとめると、仕事の効率が高まります

 

トヨタ社員の浅田すぐるさんが、誰でも紙1枚にまとめられるように
具体的な方法を伝授してくれる本を紹介します。

 

トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術』
(浅田すぐる)

 

トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術

トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術

 

 

 

私がこの本を読んだのは、ちょうど1年前。

この本をキッカケに、著者である浅田すぐるさん
主催のワークショップ「1枚ワークス(1 sheet Frame Works)」も受講しました。

 

浅田すぐる公式Webサイト

 

この1年で、どんな効果が得られたのか?
その振り返りを兼ねて、ブログ記事にまとめていこうと思います。

 

今回は、キッカケとなった本
トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術』
についてまとめます。

 

この本から学んだことを、ひと言でいうと
仕事が楽になる型を得た
です。

 

この本に期待したこと

 私は、仕事に使える報告書類の様式をつくりたいと思っていました。

その理由は、

  • 説明したことが、相手に伝わっていなかった。
  • 相手が説明していることが、理解できない。

という経験をしていたからです。

 

そのため、勘違いばかり。仕事の成果が、なかなか出ません。
「この前、あんなに説明したのに。理解してくれてなかったのか」
と気づいたときのショック。

 

私のグループでは、相手に伝えたり、相手の話しを理解することに、膨大な時間を費やしていました。

 

伝え方を改善すべき、と考えていました。
その時に、本書に出会いました。
伝えるのに必要な項目は何か?を知りたかったのです。


以下、本の内容です。

トヨタの1枚

 トヨタでは、どんな仕事もベースには「1枚の書類」があります。

 

1枚にまとめる効果は以下。

  • ひと目で全体が見える
     相手が「読んでわかる」ではなく、「見てわかる」状態。
     短時間で伝わります。
  • どれくらいわかっているか「見える」
     1枚にまとめるには、考え抜く必要があります。
     1枚にまとめるために、考え抜きます。
     また、相手の1枚を見れば、どこまでわかっているか見えます。

 

トヨタの1枚は、5つのテーマで構成されています。

それは、
①目的 ②現状 ③課題 ④対策 ⑤スケジュール
です。

 

書類に記載すべきポイントがはっきりしているので、
考える時間が減らせるし、伝える時間も短くなります。


資料作成の3ステップ

 実は、資料作成そのものより、その前段階である「思考整理」が大切なのです。

 

本書で紹介している3つのステップが、資料作成の基本です。
資料作成に留まらず、仕事の基本と言っても良いものです。

 

  1. 考えるベースとなる「情報を整理する」
  2. 自分なりの「考えをまとめる」
  3. 書類の内容を誰かに「伝える」

 

私の説明が相手に伝わらなかったのは、この「思考整理」ができていなかったからでした。また、相手の話しが理解できない場合、大抵は相手が思考整理できていないことに気づけました。

そのため、
「何のためにやろうとしてるの?」
「これは、どういうこと?」
「えっ?なんでそう言えるの?」
「で、どうするの?」
など、質問ばかりになっていました。

勘違いから話がどんどんズレ、どんどん時間を消費していました。

 

自分の考えがまとまっていないのに、相手にうまく伝わるはずはありません。
当たり前のことでした。
それが、できていなかったです。

 

思考整理の具体的な方法

 では、どうやって思考整理すれば良いのか?

本書では、その具体的な方法が記載されています。

 

著者の浅田さんは、実践できるようになるには、
「動詞」ではなく「動作」で伝える必要があると主張します。

 

ビジネスの現場では、「動詞」による言葉が多く、具体的にどうすればいいかか分からず、頭を悩ませる人が多い。

それを目に見える「動作」にすれば、誰でも再現できるようになります。

 

例えば、
「目的を意識する」は動詞。
これを動作にすると、「目的を書き出した紙を、繰り返し見る」です。

 

先ほどの資料作成の3ステップも、動詞で終わっています。
「整理する」「考えをまとめる」「伝える」

どれも抽象的で、具体的にどうすればいいかよくわからない。

 

そこで本書では、具体的な思考整理法を「動作」で説明しています。
その代表が、「エクセル1」という型です。

 

必要なものは、
・テーマ
・3色(緑、青、赤)のペン
・1枚の紙
です。

 

「エクセル1」の使い方を簡単に書くと以下です。

  1. 紙にフレーム(枠)を書き、テーマを書く。(緑ペン)
  2. フレームをキーワードで埋める(青ペン)
  3. 赤ペンを使い、印や矢印を書きながら、考えをまとめる。

 

恐らく、これだけでは実践できないので、詳細は本をご覧ください。

また、本を読んでも、実際に「エクセル1」を書いてみないと、使い方は身に付かないし、その効果も実感できないと思います。
私も、実際にエクセル1を「使ってみて」、その効果を実感しました


◇自分は、どう活かした?

 

この本の特典として、トヨタの1枚のエクセル様式をダウンロードできます。

私の当初の目的であった「仕事に使える報告書類の様式」は、これで手に入れることができました。

実際に、1年経った今でも、この様式を活用しています。

 

  • 「思考整理法」を実践

「エクセル1」などの型を使うことで、短時間で資料作成できるようになりました。
実践前は、資料作成に半日以上かかっていたようなものも、現在では1~2時間もあれば資料を完成できるレベルになりました。

ブログの記事をまとめる際にも、活用しています。

 

  • 短時間で伝わるようになった

しっかり思考整理して1枚にまとめ、その資料を見せながら伝えることで、話がスムーズに伝わるようになりました。
以前は、内容が分からないという質問ばかりでしたが、その様な質問が激減しました。

 

この本をキッカケに、少し大げさですが、人生を変えるような非常に濃いスキルを得ました。

 

jun8tana.hatenablog.com

 

 

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