読書にて自分を磨き活かしてく

読書で得た気づきを基に、日々の出来事に関心を持ち、日々を有意義に過ごす

最初に知っておきたい仕事の時短術

 

自分の時間を確保するため、残業を減らしたいと考えていました。
どうすれば、短時間で仕事を片付けられるか?
仕事の時短術として幅広い内容が書かれており、とても参考になった本を紹介します。

『1時間の仕事を15分で終わらせる』
(清水 久美子)

 

1時間の仕事を15分で終わらせる

1時間の仕事を15分で終わらせる

 

 

本の内容をひと言でいうと、
「自分のボトルネックを見つけ、解消する」
です。

では、どうやって自分のボトルネックを探し、解消するのか。
以下、本の内容です。

ボトルネックを探す

仕事の大きな流れは以下です。

  1. 「インプット」(入力)
  2. 「プロセス」(処理)
  3. 「アウトプット」(出力)
  4. それに加えて、「コンディション」(体調)

もう少し具体的に言うと

  • インプット
    やらない仕事/やるべき仕事を整理して、必要な情報やモノを揃える
  • プロセス
    情報や考え方を処理・加工して、形にする。
  • アウトプット
    それらをしかるべき人に伝えて成果に結びつける。
  • コンディション
    常に一定に物事を処理できるように、気力や体力の維持・向上。

日々の仕事を振り返り、どのステップでつまずいているかチェックします。
本書には、各ステップのチェックリストがあるので、多くチェックがついたステップがボトルネックとなります。

 

ボトルネックを解消する

各ステップでの対処法は以下です。

  • インプットでは「選択力」
    不要なモノやタスクを捨て、残った重要なものだけにエネルギーを集中させる。
  • アウトプットでは「処理力」
    時間、習慣、思考を整え、やるべきことをより速く、効果的に処理する。
  • アウトプットでは「突破力」
    相手の期待に応えて、最短でYESを引き出す。
  • コンディションでは「持久力」
    高い生産性を発揮する土台となるメンタルや体力を維持する。

 

具体的な例

僕はインプットがボトルネックでした。
その部分の具体例を紹介します。

  • 振り回される
    周りからの依頼を断ることができず、やらされ仕事が多い。
    たいてい急な依頼で、急ぎの仕事です。
    それに喜びを感じてしまい、周りに振り回されていました。

この対処としては、何のため?を繰り返します。
その依頼は、そもそもやる必要あるのか?も分かります。

例えば、
「橋がなくて不便」という話。
何も考えず、橋をかけると大変です。
「何のために橋が必要なのか?」を考えます。
「向こう岸に渡りたいから」
→「何のために向こう岸に渡りたいのか?」
→「買いたいものがあるから」
→「それならネットショップでも扱っているから届けてくれる」
わざわざ橋をかける必要はなくなりました。

  • 過剰品質
    完璧主義者で、常にきっちり仕上げることに喜びを感じて、期待を超える仕事をしたいと思っていました。
    成果につながらない、的外れなところに、こだわりがちです。

この対処として、
最終的に目指す状態を確認しながら行動します。
「どういう状態だったらいいと思うか?そのために何をしたらいいのか?」と自分に質問を投げかけます。

例えば
「営業日報の入力率が低い。」と部長が言ったとします。

「フォーマットを簡素化して入力負担を減らしましょう。」という人は、日報入力自体を目的化してしまっている。入力率100%を達成したとして、それは成果になるでしょうか?

「そもそも、日報は何のためにあるのでしょう?」と確認します。
「上司が営業活動を見て適切なフィードバックをして、成約率を高めるため」
「成約率を高めるなら、管理職のコーチングスキルを向上させるべきです。」
となります。
課題を適切に設定することで、本来やらなくていい余計な仕事をしなくて済みます。その分、本質的な仕事に集中できます。

 

◇自分は、どう活かした?

僕のボトルネックは、インプットでした。

・振り回される
・過剰品質
・自分で抱え込む
これらが該当します。

 

本書だけでなく、他の本も参考にして、「過剰品質」と「自分で抱え込む」は、だいぶ減らすことができました。

過剰品質は、誰かに仕事を依頼するときにも、過剰なレベルを要求しないように気を付けるようにしています。

「振り回される」は、上司や他部署の偉い人からの依頼だと、対処が難しいため、未だに苦労しています。