穏やか じゅんや

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【手帳活用 3】「メモを取る」のではなく「メモを使う」へ

メモって取るものではなく、使うものです。
そうすることで、すごい効果を発揮します。

こんにちは。人生を楽しみたい「じゅんや」です。

 

「手帳活用」の3回目です。
前回までは

  • 手帳を使うとストレス軽減、生活に充実感
  • 手帳を上手に使うには、第一世代の手帳から順にマスターする

などを説明してきました。
(前回の記事はこちら)↓

jun8tana.hatenablog.com

 

今回から、第一世代の手帳である「メモ」について、説明していきます。

まずは、メモの効果
メモなんて、とバカにしていませんか?
実はメモって奥が深くて、上手に使えれば大きな効果を出してくれます。

 

メモを活用できていなかった

僕は手帳とかメモとか、全然活用してきませんでした。

そんな悪い例が以下。

打合せとかで、大事そうなことは、何となくノートにメモを取っていました。
でも、ほとんど後で見返すことはありません。
はっきり言って、何の役にも立っていなかったです。

大事なことがメモしてある意識があり、ノートを捨てられず、ずっと保存していました。
いつか、大事なところだけ抜き出そうと思っていたのです。
でも、ノートはどんどん溜まっていくばかり。
結局、こんな感じになってしまいました。

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何回か、大事なことをパソコンのテキストに整理しようと思い、過去のノートを開いてみたこともあります。
でも、どこに無いが書いてあるのか、わからない。
最初から順番にページをめくって、ひたすら内容チェックしなければなりません。
しかも、書いてある意味が、すでに分からない。
どういう意味?というものが多い。

もう、時間ばかり掛かってしまい、全然進みません。
当然、途中で投げ出してしまいました。

それでも、多少は役に立つ内容も書かれているから、結局捨てられない。

今、振り返ってみても、この保存しているノートって、無いのと同じです。
あえて意味があるとしたら、大事なことがここに保存されているという安心感だけです。

 

メモの効果

メモって、上手に「使う」とすごい効果を出してくれます。
メモが「使える情報」になるのです。

それに気づかせてくれたのが、この本。
「すごいメモ。」(小西 利行)

仕事のスピード・質が劇的に上がる すごいメモ。

仕事のスピード・質が劇的に上がる すごいメモ。

 

 

僕は、この本に出合って、メモに対する考え方がガラリと変わりました。


メモの効果は、大きく分けると3つあります。

  1. 整理
  2. 設定・考察・発見
  3. 指示

それぞれ、どういうことか説明します。

 

①整理

一つ目の効果は、「情報を整理する」です。

会議にただ参加するとか、本をただ読むだけでは、後で人に上手く説明できないと思います。それは、情報を整理できていないからです。

 

メモを使って情報を整理します。すると、要点が明確になってきます
すると、自分の理解が深まり、人に上手く説明できるようになります。

やるべきことが沢山あると、何から手をつけていいのか、わからなくなりますよね。うっかり、やるべき仕事を忘れてしまうこともあったり。

そんな時は、やるべきことを書き出します。
そして、この中で重要なことは何か、整理します。

やるべきことが整理されると、効率よく仕事に取り組めます。
また、やるべき仕事を忘れてしまうことを防げます。

 

何かアイデアとか閃きがあったとき、すぐにメモしておけば残せます。
人は、すぐに忘れてしまうもの。
僕もメモしないとすぐ忘れます。何か良いアイデアを思いついたんだけど、何だっけ?ということは良くあります。

 

イデアに限らず、何かのきっかけとか、どうしてそうなのかという理由も残しておくと、後で役に立ちます。

 

未来の自分は、「今」のことは、ほとんど覚えていません。
メモによって、未来の自分に教えてあげることができるのです。

 

②設定・考察・発見

二つ目の効果は、「考えをまとめる」です。

頭の中だけで考えていても、ゴチャゴチャはまとまりません。
情報を矢印でつないだり、重要ポイントに印をつけたりすることで、考えがまとまっていくものです。

この効果は、実際にやってみないと体感できないと思います。
僕も、頭の中だけで考えれば十分と思っていました。
でも、頭の中だけで考えて整理できたと思っても、いざ文章にしてみると、全然まとまっていないことに気づいたりします。

 

整理された情報から、目的や課題を発見できます。
情報を分析することで、良い解決策にたどり着くこともできます。
新しいアイデアが浮かんでくることもあります。

メモを使って考えをまとめるのって、効果ありますよ。

 

③指示

三つ目の効果は、「伝える」です。
メモは、相手に考えを伝えるときにも使えます。
未来の自分に、今の自分の考えを伝えることもできます。

情報を整理して、考えをまとめておけば、相手に伝わりやすい。
自分自身が考えを整理できていないと、相手に伝わるはずがないのです。

 

例えば議事録。
単に時系列で書かれた議事録を見せても、行動して欲しい人が行動を起こしてくれることは少ないと思います。
誰に何をいつまでにやってもらいたいのか。それをまとめておくことで、行動を起こしてくれやすい。
また、行動を起こして欲しい理由とか背景とか要点が整理されていると、同意して行動してくれやすかったり、勘違いを減らせます。

 


「メモを取る」から「メモを使う」へ。
そんな状態になれば、メモは効果を発揮します。

 

では、具体的にどうやってメモを使うのか?
次回はそこを説明していきます。

【手帳活用の次回記事はこちら】↓

jun8tana.hatenablog.com

 

 (参考)

書籍「すごいメモ。」については、過去にも記事にしています。

jun8tana.hatenablog.com