穏やか じゅんや

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【手帳活用 4】「メモを使う」ための具体的な方法①

「メモを取る」から「メモを使う」へ。
そのための具体的な方法について、まとめました。

こんにちは。人生を楽しみたい「じゅんや」です。

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「手帳活用」の4回目。
前回までは

  • 手帳を使うとストレス軽減、生活に充実感
  • 手帳を上手に使うには、第一世代の手帳「メモ」から順にマスターする
  • メモは「整理・考察・指示」の3つで「使える情報」にする

を説明してきました。
(前回の記事はこちら)↓

jun8tana.hatenablog.com

 

具体的にどうやってメモを使っていくのか?
今回から、そこを説明していきます。

参考になる書籍が3冊ありますので、それぞれ「整理・考察・指示」という視点で見ていきます。
一気に3冊紹介すると長大になるので、1冊ごとに紹介することにします。

1冊目は、前回も紹介した「すごいメモ。」(小西 利行)

仕事のスピード・質が劇的に上がる すごいメモ。

仕事のスピード・質が劇的に上がる すごいメモ。

 

 

この本を読み、僕が実際にやっていること、メモを使うために大切だと思ったことをまとめました。

 

整理

メモで「情報を整理する」方法です。

ポイントは、「後で見返す自分がわかるように書く」です。
メモを書く段階で、そのメモを見返している自分を想像します。
その未来の自分に「教える」ようにメモを取るのです。
未来の自分が「今」のことをほとんど覚えていない、と考えておいたほうが良いです。

これは本当に、使えるメモにするための基本中の基本です。

僕は、これが出来ていなくて、今の自分がわかったことをメモしているだけでした。
単語だけ書いてあっても、後から見ても意味がわかりません。
後から見返すと、「なぞなぞ」みたいになっていること、ありませんか?僕はよくありました。
しっかり、未来の自分に説明してあげてください。

 

僕が良く使う方法は、後で自分が何らかのアクションを起こすべきことに「☆」をつける、です。
例えば、これを調べるとか、この人に連絡するとか、そのメモの横に「☆」印をつけておきます。
後でメモを見返したとき、目につくので見つけやすいです。

 

「情報を整理する」という意味では、紙にメモするよりもデジタルが便利
その理由は、後で検索できること、何度でも書き直しできること、です。

紙に書いたメモだと、後から探すのは大変じゃありませんか?
それに、紙だと書き殴った感じになっていて、後から読むときに読みにくい、というのもあります。

僕の場合、残したいメモは、PCのテキストやEvernoteに書き直して保存しています。
スマホなんかで見れるようにしておけば、その情報を持ち歩けるのもメリットです。

 

考察

次は、メモで考えをまとめる方法です。

例えば、打合せでメモした直後に内容をまとめます
打合せ中でも、ちょっとした隙間があれば、ササっとまとめでも良いです。

また、考えをまとめるために、白紙の上に次々に文字や図を書いていく、という使い方もあります。どちらかというと、僕はこちらの使い方の方が多いです。

僕が主に使っている考えをまとめる方法は、以下です。

 

3つの「〇」

一度のメモで、重要だと思うところに「〇」印をつけるだけ。
ただし、3つまでにしておきます。
理由は、〇が沢山あると結局どれが重要なのか曖昧になるからです。

最初の頃は、3つに絞るのは大変でした。
どれが重要なのか良く考えないと絞れないからです。
でも、無理にでも3つに絞ることで、本来の目的とか、やらなくても良いことが見えてきます。
3つに絞るということが、「考えをまとめる」ことになるのです。

 

ちなみに、〇を絞る時は、何度でも付け直して大丈夫。
考えているうちに、やっぱりこっちの方が重要だな、と変わってくるものです。

3つに絞る段階であれこれ考えたことを、メモに書き込むのもいいですね。
あとから書き込んだ内容の方が、使える情報だったりします。
今の自分の考えを、未来の自分に教える重要な情報です。

 

吹き出しを付ける

吹き出しで未来の自分への指示を書いておきます。

メモを書いた後にメモを俯瞰してみます。
すると、メモしていた時には気づかなかったことが見えてくるものです。
その気づいたことを吹き出しにして書いておきます。
ちょっと分かりにくいな、と思ったことの補足とか、つまりこういうことだな、と考えがまとまったことなどでも良いです。

必ずしも吹き出しの枠を書く必要はありません。
ペンの色を分けても良いです。
僕は、重要だと思ったことだけ吹き出しの枠で囲っています。

 

矢印「→」でつなぐ

メモしたことを、考える順番や情報の関係を矢印「→」でつなぎます。
矢印は「だから」「そこで」「つまり」という意味で使います。

僕は矢印の効果はとても大きいと感じています。
頭の中だけで考えているよりも、ずっと簡単に考えをまとめられるのです。
矢印でつなぐことで、新たな気づきも生まれます。

矢印も、書いてみてしっくりこなかったら、書き直しましょう。
考えをまとめる時は、1回ではキレイにまとまらないものです。

 

ちなみに、考えをまとえめる時は、デジタルに文字を打ち込むより、紙に書くほうがいいですね。

印とか矢印とか吹き出しをペンを動かしながら書くと、考えをまとめるのが早い気がします。これは脳科学的にも効果があると聞いたことがあります。

ただ、最近はタブレットでペン書きできるので、必ずしも紙にこだわる必要はないかもしれませんね。

 

指示

最後に、メモで相手や自分に伝える方法です。

今まで書いてきた「整理」と「考察」ができていれば、未来の自分に指示することは、もう出来ています。

誰かに伝えるときは、それを読みやすく書き直せばOKです。
僕の場合、考えを整理するために書いたメモはゴチャゴチャしていて読みにくいし、字も汚いので、パソコンでキレイに書き直しています。
文字がキレイな方は、手書きのメモをコピーして相手に渡しても良いかもしれません。

 

最後に

「すごいメモ。」を読んで頂くと、より詳しく分かりやすく書かれていますし、ここで紹介した以外の、たくさんの具体的な方法が記載されています。興味のある方は読んでみてはいかがでしょうか。
そして、自分が使えそうな部分をぜひ実践してみてください。
きっと、これは使えるな、という方法がいくつか見つかると思います。

 

次回の「手帳活用」は、
具体的なメモを使う実例が豊富な書籍
「メモと記録だけでストレスフリーな毎日を続ける仕事術」(とゆ)
を紹介します。
実例があると、どう使うのかイメージが湧きやすいと思います。

 

【手帳活用の次回記事はこちら】↓

jun8tana.hatenablog.com