穏やか じゅんや

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【手帳活用 5】「メモを使う」ための具体的な方法②

「メモを取る」から「メモを使う」へ。
そのための具体的な方法をまとめた2回目。

こんにちは。人生を楽しみたい「じゅんや」です。

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「手帳活用」の5回目。
前回までは

  • 手帳を使うとストレス軽減、生活に充実感
  • 手帳を上手に使うには、第一世代の手帳「メモ」から順にマスターする
  • メモを「使える情報」にする具体的な使い方

を説明してきました。
(前回の記事はこちら)↓

jun8tana.hatenablog.com

 

今回は、具体的にどうやってメモを使っていくのか?の2回目。
参考になる書籍3冊のうち、2冊目の紹介です。

紹介する本は
「メモと記録だけでストレスフリーな毎日を続ける仕事術」(とゆ)

 

前回はメモの基本的な内容であり、手帳の使い方とは少し離れてしまいました。今回は、実際にメモを使った活用事例を中心に紹介します。

事例1.持ち物リスト

最も身近で作りやすいリストが持ち物リスト。
宿泊を伴う出張や、旅行時の持ち物リストの事例です。

外出の準備にバタバタしていると、うっかり持っていくものを忘れたりします。たいてい出発した後になって気付くものです。その時の落胆というか、情けない気持ちは嫌なものだし、旅先でも不便を強いられてしまいます。

持ち物リストは、ストレスフリーな生活に役立ちます。

整理

まずは、持っていくべき物をリストアップします。
何度か旅行に行っていれば、何が必要かは想像しやすいと思います。
もし初めての旅行の場合には、ネットで検索したり、旅行に関する本を元にすれば作成できます。

メモ用紙や手帳に持ち物リストを書き込んでも良いのですが、おすすめはパソコンやスマホなどへのデジタルのメモ。

その理由は、次に似たような外出がある場合、過去に作成した持ち物リストを再利用できるからです。そして追加や順番の修正も、デジタルでは容易。持ち物リストは、何度も追加修正していくのが活用のコツです。

考察

単にリストアップするだけでなく、ちょっと工夫をしてみます。
例えば、リストの順番。
家でその持ち物が置かれている場所ごとにします。
そうすると、家の中を無駄に行き来することを減らせます。

また、当日の出発直前に用意する必要があるもの(歯ブラシ、コンタクト、ドライヤーなど)は、入れ忘れないように赤字にして目立たせておくなどの工夫もできます。

このあたりは、何度か使ってみて、自分が使いやすいやり方を模索すれば良いと思います。

指示

持ち物リストを見ながら、準備をします。自分への指示ですね。

リストを作っておけば、「何を持っていけばいいんだっけ?」とゼロから考え始めるより、よっぽど早く、抜けなく持ち物を揃えることが可能です。

また、リストがあると、空き時間に先取りして準備ができます。
前日の夜になって、「あれを買い忘れていた!」なんてことがあると大変ですよね。
余裕をもって、持ち物リストをざっと見ておきます。そして足りないものがあれば、買い物リストに書き出します。そうすれば、何かの買いものついでに買い足しておけるので、買い物の回数を減らすことができます。

準備の段階とか、実際に外出した時に、持ち物リストについて何か気づいたことがあれば、それをメモしておきます。
例えば、これはこの場所にしまってあるとか、この店でないと売っていないとか。外出先でこれがあった方が便利だったとか、これは使わなかったとか。

そうやって修正していけば、自分にピッタリの持ち物リストになっていきます。

事例2.ルーチンワーク所要時間の把握

日頃、なぜこんなに時間が足りないのだろう?と感じている方は、やっていることとその所要時間の記録を取ることをおすすめします。

人は、日々のルーチンワークの時間を短めに想像しているそうです。
現実には想像より時間が掛かっているため、なぜこんなに時間が足りないのだろう、と感じてしまいます。これは僕もよく感じます。
日々の自由時間は、思った以上に少ないものだそうです。

日々のルーチンワークの所要時間を把握していれば、むやみに予定を詰め込んで挫折してしまうことを防げます。

整理

まずは、毎日やることと、それに費やしている時間を記録します。
起床してから身支度ができるまで。朝食や身支度など。
職場にいる間のこと。メールチェックや定期会議など。
帰宅後に夜寝るまで。夕食や入浴など。

考察

その日の朝に、今日1日でやることを決めます。
この時、ルーチンワークの見積もり時間がわかっていると、できもしない作業量を書きこむことが減ります。

例えば、早起きして勉強したい場合とか、帰宅後に趣味の時間を持ちたい場合。僕も、頭の中ではやれる時間があると考えてしまいがちですが、実際には取り組む時間が無い、なんてことが多いです。

着替えている時間、食事の時間、風呂に入っている時間など、自分が実際にどれくらい時間をかけているか、把握していますか?

こう書いておきながら、僕も大雑把にしか把握していませんでした。もうちょっと正確に記録してみようかな。
僕は帰宅後、ついついぼーっと過ごしてしまうことが多いです。時間が足りないことを把握できていれば、ぼーっと過ごしてしまう時間を減らせるかもしれません。
ぼーっとする時間をゼロにするのではなく、30分だけはぼーっとするとか、そんな感じが良いかもしれません。

指示

朝に決めたタスクリストに沿って、行動します。

計画どおりに進まず、脱線や飛込作業もあると思います。
それらの時間も書き込んでおきます。
それを続けることで、1日のうちに突発的な作業に費やす時間とか、ぼーっとしている時間がこれぐらいあるとか、見えてきます。

次の段階では、その時間をあらかじめ予定の中に組み込んで計画を立てます。
こうすることで、やりたいことをする時間が確保できるようになっていきます。

 

事例3.定期的にやることの頻度設定

数日に一度、週に一度、月に一度など、定期的にやることについてです。それらの間隔って、どのように決めていますか?
ここでは、定期的にやることの頻度を見直す方法を紹介します。

例えばエアコンのフィルター掃除。
ふと、そういえば最近掃除していないな、と気づいて慌てて掃除していませんか?

 

整理・指示

まずは、エアコンのフィルターを掃除した時のことを記録します。
そして例えば1ヵ月にリマインダーをかけておきます。
カレンダーに書き込んだり、スマホのアプリを活用したり、自分に合ったやり方で良いと思います。

そして1ヵ月後に掃除をします。
フィルターの汚れ具合を確認し、記録しておきます。

また、掃除に費やした時間とか、コツを記録しておくと後で役立ちます。
掃除って、面倒くさいのでどうもやる気がおきません。でも、10分あれば掃除できるとわかれば、それならパパっとやってしまおうか、という気持ちになります。
こんな道具を使うと便利とか、こんな手順がやりやすいとか、ちょっとしたコツを記録していくと、より効率的に作業できるようになっていきます。

考察

フィルターの汚れ具合から、次の掃除をいつにするのか決めます。
汚れがひどかったら2週間後。ほとんど汚れていなければ2ヵ月後など。

これを繰り返すことで、掃除の頻度を最適化していきます。
ほとんど汚れていないのに、毎週掃除するのはムダです。

そして、季節によっても掃除の頻度を調節できるようになります。
例えばエアコンフィルターの場合、エアコンを多用する夏と冬は1ヵ月ごと。使用頻度が下がる春と秋は2ヵ月ごとなど。

記録をとることで、自分の感覚に合った頻度を見つけられます。
例えば、設定した日になっても先送りが多ければ、実行の間隔をもっと長く設定します。きっと、面倒だから先送りしているのです。
逆に、もっと早くやっておけばよかった、と感じたのなら、実行の感覚をもう少し短く設定します。

頻度の決め方でこんなことが書かれています。

一番良いのは、「そろそろやってもいいな」と思えるタイミングと「あーもうやらないと」というタイミングの間にはまるところです。

 

最後に

本書には、上記以外にもたくさんの事例が記載されています。
ぜひ、参考にしてみてください。

次回の「手帳活用」は、
タスク管理に関する書籍「1日5分ミニノート仕事術」を紹介します。
より手帳活用に近づいた内容です。

 

【手帳活用の次回記事はこちら】↓ 

jun8tana.hatenablog.com