穏やか じゅんや

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【手帳活用 6】「メモを使う」ための具体的な方法③

「メモを取る」から「メモを使う」へ。
そのための具体的方法をまとめた3回目。
今回は、タスク管理について。

こんにちは。人生を楽しみたい「じゅんや」です。

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「手帳活用」の6回目。
前回までは

  • 手帳を使うとストレス軽減、生活に充実感
  • 手帳を上手に使うには、第一世代の手帳「メモ」から順にマスターする
  • メモを「使える情報」にする具体的な使い方

を説明してきました。
(前回の記事はこちら)↓

jun8tana.hatenablog.com

 

今回は、「具体的にどうやってメモを使っていくのか?」の3回目。
参考になる書籍3冊のうち、最後となる3冊目の紹介となります。

紹介する本は
「1日5分ミニノート仕事術」(山崎 城二)

1日5分ミニノート仕事術:仕事のゴチャゴチャが解決するシンプルな仕組み

1日5分ミニノート仕事術:仕事のゴチャゴチャが解決するシンプルな仕組み

 

 

ようやく手帳活用らしく、タスク管理に関する内容です。

この本に書かれていることを実行して、僕はうまくタスク管理できるようになりました。
一番良いと思う点は、シンプルなこと。
とても簡単な方法なので、すぐに実践できるし続けやすい。
全然タスク管理をしてこなかった人は、大きな効果が得られると思います。

 

タスク管理のポイントは3つ。

  • タスクリストを書く習慣を身につける
  • 計画通りに進める習慣を身につける
  • 期限を管理する習慣を身につける

それぞれ、説明していきます。
ここでは仕事を例にしていますが、仕事に限らず、プライベートのことにも使えます。

 

タスクリストを書く習慣

タスク管理のためのノートを準備します。
いつでも携帯できる小さなノートが理想です。
僕の場合は、A5のリングノートを使いました。
著者の山崎さんは、B7サイズをおススメしています。

やるべきことを書き出す

まずは、日付を入れて、この日にやるべきことを「すべて」書き出します。

商談、アポ取り、契約書作成といった本来業務だけでなく、日報作成、朝礼といったルーティンワークもすべて書き出します。

中長期の仕事でも、今日取り組む必要のある仕事も書き出します。例えば、仕事の期限が3ヵ月後であっても、今日しなければいけないことがあれば、書き出します。

1日に3回以上は見直す

このノートは1日に3回くらいは見直すようにします。
すぐに開ける場所に置いておくのがポイントです。

仕事をしている中で、やるべきことが発生したら、それを追加しておきます。
理想は、やるべきことが発生したタイミングですぐにノートに追加することです。少し時間が空くと、つい忘れてしまうものです。

そして、やるべきことが1つ完了したら、終了のマークをつけます。
ここが一番楽しいところです。
次々と仕事が終わっていく感じを実感でき、達成感を味わえます。

終わらなかった仕事は、翌日のリストにまた書いておきましょう。

ちなみに僕は、やるべきことが1つ完了したり、新しく発生する度にノート(今では手帳です)を開いて見直しています。

まずは1週間続ける

まずは、1週間くらい続けてみてください。
そうすることで、自分に合う書き方が何となくわかってくると思います。
そのうち、やるべきことを書き出さないと、落ち着かないくらいになります。

 

計画通りに進める習慣

タスクリストを書くことに慣れてきたら、計画通りに進めることに挑戦します。

重要度のランクをつける

やるべきことに重要度のランクをつけます。
重要度の分け方については、いろいろな考え方があります。
本書にも、重要度のランク分けについて少し触れられています。

でも最初のうちは、
どうしても今日中に終わらせないといけない仕事をAランク、
今週中に終わらせる仕事をBランク、
期限のない仕事をCランク、
などとしても良いと思います。

仕事を始める前に、仕事の順番を決めてしまいます。
こうすることで、次は何をしようか迷う時間が無くなります。

目標作業時間を入れる

1つ1つの仕事について、目標作業時間を記入します。
たとえば、メールチェックは10分、日報作成は15分など。

この時間を記入することで、今日はここまでしかできないな、というのが見えてきます。
そして、この目標時間を守るように集中して仕事に取り組みます。
制限時間が決まっていると、集中力が増します。

最初はびっしり予定を入れてしまいがちですが、余白時間も作っておくと良いです。急な依頼とかトラブル。やってみたら、あれもやっておかないと進まない、なんてことが見えてきたりして、最初の予定通りには進まないものです。

期限を管理する習慣

期限の決まっていない仕事は、つい後回しになりがちです。
実は、この期限の決まっていない仕事が重要だったりします。
やるべきとは思っているけれど、時間がなくてできない、というものです。
スキルアップのための勉強とか、作業効率化のための改善とか。

こんな仕事は、自分で目標期限を作ります。
それを守るように自分で管理します。

最後に

タスクリストの作成は、落ち着いた環境でやるのがいいです。
そして、朝の始業前とか、終業前の時間に翌日のリストを作るなど、作成する時間を決めて習慣化しましょう。

本書には、具体的なやり方が詳しく書かれています。
さらに、仕事を早く終わらせるコツとか、ミニノートの応用方法なども書かれています。
ぜひ、参考にしてみてください。

 

次回の「手帳活用」は、
メモを習慣化するコツを紹介したいと思います。

 【手帳活用の次回記事はこちら】 ↓

jun8tana.hatenablog.com