穏やか じゅんや

穏やかな暮らしを育むブログ。家族を大切にし、読書、手帳を使って自分を磨き、人生を楽しむ!

【手帳活用 13】スケジュール管理で失敗を防ぐ(第二世代の手帳の威力)

少し先の予定をうっかり忘れる。
急な電話でのアポに即答できず、慌てる。
そんなことありませんか?
これらは手帳にスケジュールを書き込んでおけば防げます。

こんにちは、人生を楽しみたい「じゅんや」です。

f:id:jun8tana:20181203055543j:plain


「手帳活用」の13回目。
前回までは

  • 手帳を使うとストレスが軽減、生活に充実感を得られる
  • 手帳を上手に使うには、第一世代の手帳「メモ」から順にマスターする
  • 第一世代の手帳「メモ」の具体的な使い方と習慣化のコツ

を説明してきました。
(最初の記事はこちら)↓

jun8tana.hatenablog.com

 

今回から、「第二世代の手帳」の話に移ります。

第二世代の手帳って何だよ?
って思いました?

以前の記事に書きましたが、そんなの覚えていないと思うので、簡単に振り返ります。
(手帳の世代についての記事は、こちらです)

jun8tana.hatenablog.com

 

第二世代の手帳とは

第一世代の手帳

まずは第一世代の手帳について。
「第一世代の手帳」と言うと、何?と思いますが、単に「メモ」することです。

メモを少し工夫すると、チェックリストとかタスクリストにもなります。
また、やるべきことの認識と整理にも使えます。
メモって、上手く使うとすごいです。

では、第二世代の手帳とは?

第二世代の手帳

メモには先の日付とか時間軸が書かれていません。
だからメモだけでスケジュール管理するのは、ちょっと面倒だと思いませんか?

そこで、最初から日付や時間軸の入った紙に予定を書き入れます。
これって、一般的な「手帳」そのものです。
つまり、第二世代の手帳とは、よくある一般的な手帳のことです。

この第二世代の手帳を使うことで、日々のスケジュール管理がとても楽になります。
スケジュール管理をしっかりできる人は約束を守るので、周りから責任感があると評価されているはずです。
そう思いませんか?

僕の失敗例

僕は長いこと手帳を使ってきませんでした。
手帳が嫌いだった訳ではありません。
使い方を知らなかっただけです。

スケジュール管理なんで、まったく勉強してこなかった。
スケジュール管理の方法を知らなくて、手帳を使えていなかった。

そんな状態なので、以下のような失敗を繰り返していました。

先の予定を忘れる

すこし間隔が長めの定期的な仕事ってありませんか?
例えば月に1回とか半年に1回とか。
免許の更新みたいに数年先とかもあるかもしれません。

そういう仕事をつい忘れてしまうのです。
スケジュールに書いておかなければ、忘れるのは当然ですよね。
でも僕は、手帳に書いておけば忘れない、ということすら知りませんでした。

それで、忘れてしまったことを誰かに指摘されたり、急に思い出して、慌てて取り組みます。
準備不足なので、バタバタです。
他の仕事にも影響してしまい、悪循環。

周りからの信頼を失うし、仕事は遅れるし、心に余裕も無くなります。

スケジュール確認に即答できない

電話で、社外の人からのアポが来ませんか?
メールなら自分の時間を確認してから返信すれば良いのでまだマシですが、電話だと慌てます。

手帳を使っていなかった僕は、自分のスケジュールすら把握していません。
いつ空いていますか?とか、この日のこの時間はいかがですか?とか聞かれても即答できません。
それで、改めてこちらから都合の良い日時を連絡する羽目になります。
電話で突然スケジュールを聞くなんて、迷惑だなぁと考えていました。

なぜ手帳が必要か

先ほどの失敗例は、手帳で自分のスケジュールを把握していれば防げるものです。
本当に、もっと早く手帳術を身につけておきたかったです。

先の予定まで覚えられる

1か月先の予定なんて、覚えていられませんよね?
旅行とか楽しい予定なら覚えておけるかな?
仕事でも、大きなイベントとかプレッシャーのかかることも覚えておけるかもしれません。
でも、普段のちょっとした仕事だと、つい忘れてしまいます。
ちょっとした仕事でも、積み重なると結構な量ですよね?

この失敗は、手帳に書き込んでおけば防げます。
この日にこれをやる。できれば期日の少し前の日の予定に入れておきます。
たったこれだけのことです。

手帳に書くことを忘れてしまう?
そんな人は、第一世代の手帳、メモの習慣を身につけるといいと思います。
定期的な予定なら、手書きでなくてデジタルのスケジュール機能も便利です。
繰り返し通知するようにしておけば、アラームで知らせてくれます。

即座にスケジュール確認できる

手帳に自分のスケジュールを書いておけば、急なアポの確認があっても、即座に返答できます。
これは、デジタルより紙の手帳の方が圧倒的に早いです。

予定が変更になった場合でも、最近は消せるボールペンがあります。
予定の修正も簡単になりました。

手帳を使うことで、急なアポの確認にも、慌てなくなりました。
ただし、数人の予定を確認すべき時は未だに困っています。
そんな時はやっぱり、電話でいきなりそんなこと聞かれても困るなぁと思ってしまいます。

 

ちょっと話はそれますが、電話の取り次ぎで、不在の人は何時に戻ってきますか?と聞かれるのも困ります。
こちらから掛け直させます、と答えるくらいですよね?
社内の偉い人からだと、しつこく聞かれることもあります。
最悪、今すぐ探してこいとか言います。
僕、その人の秘書じゃないよ。他の人の行動なんて、細かく把握してません。
(すみません。愚痴になってしまいました。)

年に1回、気持ちの切り替えができる

これは手帳を持つことによるオマケの効果。
手帳って、普通は年に1回、新しいものに変えると思います。
綴じ手帳であれば1冊まるごと変えるし、システム手帳でも、リフィルを交換します。

そのタイミングで、今年1年の振り返りをします。
今年はどんなことを実現できたのか。
思い出してみると、意外といろんなことをやっていると思います。

そして、来年やってみたいことを考えてみたり、自分は何を望んでいるのか見つめ直したり。

手帳と一緒に、気持ちも新しく切り替えられる気がするのです。

手帳を使っていない頃は、何となく1年を過ごしていました。
来年のことも何も考えてなく、深く自分を見つめ直すこともありませんでした。

 

手帳を使うと自分が変わります。
手帳の効果って、すごいと思います。
もし手帳を使っていないなら、ぜひ使ってみて欲しいと思います。

次回は、どんな手帳があるのか?手帳の基本的な種類を紹介します。

<次回記事はこちら> 

jun8tana.hatenablog.com