穏やか じゅんや

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【手帳活用 15】実現可能な計画を作成する

せっかく計画を立てても、実行できなければ意味がありません。
実現可能な計画を作れるかどうかが重要。
そのためのコツを紹介します。

こんにちは。穏やかな暮らしを育んでいる「じゅんや」です。

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「手帳活用」の15回目。

前回までは

  • 手帳を使うとストレスが軽減、生活に充実感を得られる
  • 手帳を上手に使うには、第一世代の手帳「メモ」から順にマスターする
  • 第二世代の手帳とは、日付や時間軸の書かれた一般的な手帳

などを書いてきました。
(最初の記事はこちら)↓

jun8tana.hatenablog.com

 

今回は、「実現可能な計画の作成のコツ」です。
ポイントは3つ。

  • 計画作成の時間を確保する
  • 作成したタスクをマメに確認する
  • やると書いたタスクは必ず実行する

それぞれ説明していきます。

計画作成の時間を確保する

まずは、手帳にスケジュールとタスクを記入する必要があります。
そのための時間を確保しておきます。
時間を決めておかないと、そのうち手帳を使わなくなります。

「スケジュール」とは、日時が決まっていて、他の人と関わるような予定です。
「タスク」とは、日時は決まっていないけど、やること。自分で決められる予定です。

 ご参考に、僕が実施している手順を紹介します。

①やることをメモする

打合せや出掛ける予定(スケジュール)が入ったら、すぐにメモします。

僕は、手帳の月間カレンダーにスケジュールを記入しています。
月間カレンダーなら予定を俯瞰でき、空き時間を確認しやすいです。

自分がやすべきこと(タスク)が出てきたら、これも手帳にメモします。
今週中のことなら、それを実施する日のページに記入。
翌週以降なら、決まったページにまとめて記入しています。
例えば、土曜日のメモページです。

タスク一覧を記入する場所を決めておかないと、後で見落としてしまうので注意です。

②翌週のスケジュールとタスクを記入する日を決める

翌週の予定を手帳に記入する日を決めておきます。
僕は金曜日にしています。

月間カレンダーに書いたスケジュールを、翌週の各日のスケジュール欄に転記していきます。
また、翌週以降にやるタスク一覧を見ながら、どの日にやるのか割り振っていきます。
それぞれの日のスケジュール状況と、タスクの重要度を考えて決めていきます。

こうして、翌週の予定の骨格を決めてしまいます。

③毎朝、その日にやることを決定する

毎朝、その日の予定を確認する時間を確保しておきます。
5分もあれば十分だと思います

金曜日に記入したスケジュールとタスクが既に書かれています。
しかし、記入した時点とはタスクの重要度が変わっていたり、新たなスケジュールが入っていることが良くあります。
また、今日は自分の体調が優れない、なんてことも。

とても記入してあるタスクをやり切れないと思えば、別の日に変更します。
逆に、余裕がありそうなら、翌日以降のタスクを前倒しで入れたりします。

できれば、タスクを実行する時間も決めてしまいます。
授業の時間割を作るようなイメージです。
この自分の時間割を作ってしまえば、あとは順番に実行していくだけです。

作成したタスクをマメに確認する

せっかくその日の予定を作成しても、それを確認しながら過ごさないと、意味がありません。

タスクを一つ完了したら、完了のチェックをつけます。
そして次に何をやるのか確認します。
次々にやることが片付いていくと、気持ちがスッキリします。

このあたりの詳細は、【手帳活用6】の記事で書いたタスク管理を参照ください。

jun8tana.hatenablog.com

 

スケジュールに関しては、電子手帳が便利。
時間になれば通知してくれるし、定期的な予定も簡単に設定できます。

なので僕は、会社のパソコンで通知機能を使っています。
打合せなどの予定が決まったら、紙の手帳に書き、そのまま電子手帳にも設定。
ちょっと面倒な状態なのが問題です。

紙の手帳と電子手帳の使い分け。
ここは今後、考えていきたいところです。
月間カレンダーは紙の手帳、日々の予定は電子手帳にしても良さそうです。
逆に、月間カレンダーを電子手帳、日々の予定は紙の手帳にするのも良いかもしれませんね。

やると書いたタスクは必ず実行する

計画を実行するために大切なことは、やると書いたタスクは必ず実行すること。
当たり前のことなのですが、これもなかなか難しいものです。

気分が乗らなくても、やり始めてしまえば気分が乗ってくるものだそうです。
確かに、そんな気がします。

やると書いたことを実行すると、スッキリするものです。
それに、やると書いたからには実行すると決めてしまえば、計画作成も真剣になります。

最初は予定を詰め込み過ぎてしまうものです。
達成できないような計画にしないことがポイントです。

急な依頼、打ち合わせが入ったり、始めてみたら予想より大変だったとかあります。
コツは余白時間を入れておくことです。

僕は、自分がどれくらい計画外のことに時間を費やしているのか計測してみました。
すると、だいたい一日に2~3時間くらいあるのが分かました。
そこで、毎日、2~3時間の余白時間を設けています。
こうすることで、ほぼ予定通りのタスクをこなせるようになりました。

僕の経験なのですが、計画をしっかり立てると、陥りやすい問題があります。
それは、人からの依頼や相談にうんざりしてしまうこと。
自分が予定していたことを進められなくなってしまうからです。
これについては、毎日誰かの依頼や相談を受けることも予定に組み込むことにしました。
誰かの依頼を受ける、というタスクを入れたのです。
こうすることで、これも予定の一部という意識が出て、イライラを無くすことが出来ました。
逆に、誰からも依頼や相談が来ないと寂しいものです。

 

以上、実現可能な計画作成についてでした。

ここまでは、やることを上手くこなす方法についてでした。
これだけだと、やってはみたけれどムダな作業だった、なんてことにもなりかねません。

では、どうやってやるべきことを決めていけば良いのか。
次回から、そんな内容について書いていきます。

次回記事はこちら↓

jun8tana.hatenablog.com