穏やか じゅんや

穏やかな暮らしを育むブログ。家族を大切にし、読書、手帳を使って自分を磨き、人生を楽しむ!

【手帳活用 18】優先順位は夢への近道

夢や目標はあるけれど、時間がなくて取り組めない。
周りに振り回されて、自分のやりたいことができない。
そんな状態に陥っていませんか?
優先順位を適切に決められれば、解決するかもしれません。

こんにちは。穏やかな暮らしを育んでいる「じゅんや」です。

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「手帳活用」の18回目。

前回までは

  • 手帳を使うとストレスが軽減、生活に充実感を得られる
  • 手帳を上手に使うには、第一世代の手帳「メモ」から順にマスターする
  • 第三世代の手帳は、「いつ」「何をする」に、「何にむけて」が加わる

などを書いてきました。
(最初の記事はこちら)↓

jun8tana.hatenablog.com

 

今回は、「優先順位の決め方」について紹介します。

夢や目標に取り組む余裕がない

前回まで、

  • 手帳を使って夢を実現する計画を立てる
  • 手帳は夢をかなえるツール

など紹介してきました。

ところが、次のような状態に陥っていませんか?

夢に向かって進みたいんだけど、日々のやるべきことが多くて・・・
周りに振り回されてしまい、自分の時間が持てない・・・

日々のタスクを次々にこなすことは出来るようになった。
それなりに達成感はある。
でも、やってきたことは、自分がやりたいことだったのか?
単にやるべきことを次々にこなしているだけになっていないか?

ある程度、やるべきことをこなせるようになった。
でも、最近は頭打ちで、自分の成長を感じられない・・・。

そんな状態から脱するには、適切な優先順位を決めることで解決できるかもしれません。

時間管理のマトリックス

「7つの習慣」で紹介されている優先順位のつけ方を紹介します。
日々の活動を「緊急度」「重要度」によって、4つの領域に分類するモデルです。

「緊急」とは、すぐに対応すべきもの(そう思い込んでいるものも多い)。
「重要」とは、自分の価値観や目標達成に結び付くものです。

第Ⅰ領域「緊急かつ重要なこと」

第Ⅰ領域は、危機への対応、トラブル対応、締め切りの迫った仕事、などが該当します。
ここに自分の時間を割きすぎると、何かに振り回されて過ごすことになります。
たいてい、ここの状態を不快と感じるのではないでしょうか?
僕も、こんな状態は避けたいです。
とても自分のやりたいことに取り組めません。

第Ⅱ領域「緊急ではないが重要なこと」

自分を磨く活動、人間関係づくり、準備や計画、などです。
緊急なことに振り回されるのを減らす活動となります。
いかに、ここの領域に時間を割くかが大切なのです。

この領域のことに取り組めていると、自分の生活をコントロールできている感覚を持てます。

第Ⅲ領域「緊急だが重要ではないこと」

多くの会議、電話、他の人からの飛び込みの用事などです。
他の人の優先順位に従っているだけになっています。
そればかりしていては、自分のやりたいことはできません。
僕も、ついつい他人からの依頼を引き受けてしまい、自分のことができない、なんて状態に陥ってしまいます。

第Ⅳ領域「緊急でも重要でもないこと」

無意味な会議、雑用、暇つぶしなど。
時間を浪費している状態です。

適度な娯楽は、リフレッシュとして有効なので、第Ⅱ領域となります。
ただ、やり過ぎは浪費になってしまい、第Ⅲ領域となります。

仕事を終えて家に帰ったら、この領域のことに時間を費やしてしまいがちですね。

 

あなたの生活が、第Ⅰ領域と第Ⅲ領域のことに費やされていると、
先ほど挙げた夢や目標に取り組む余裕のない状態に陥ってしまいます。

適切な優先順位の決め方とは?

ポイントは、第Ⅱ領域のことを、少しでも予定に入れることです。

始めは、そんな余裕がないかもしれません。
でも、第Ⅱ領域を入れないと、状況は変わりません。
いつまでも時間に追われ、振り回されることになります。

第Ⅰ、第Ⅲ領域は、相手からどんどん催促されます。
ほっておいても、やらざるを得ない状態に追い込まれます。
第Ⅳ領域は、ほっておいても、自分からやりたくなります。

ところが、第Ⅱ領域のことは、誰もやれと催促してきません。
自分にとって、第Ⅱ領域のことは大切なことなのに、やらなくなりがちです。

だから、第Ⅱ領域のことは、自分で意識して予定を入れる必要があります。
これ、とても大切なことです。
いつかやろうでは、いつまで経ってもできません。
第Ⅱ領域のことを一週間とか毎日の予定に必ず入れておきましょう。

第Ⅱ領域のことに取り組むと、第Ⅰ領域や第Ⅲ領域に至るのを防ぐことになります。
その理由は、第Ⅱ領域はしっかり計画、準備をすることだから。
緊急な状態に陥ることを防いできれます。

すると、第Ⅱ領域に費やす時間を増やすことができ、更に第Ⅰ、第Ⅲ領域を減らせます。
好循環に入ります。
そして、夢や目標の達成に近づいていきます。

始めは、ちょっとした小さなことでいいと思います。
それをキッカケにして、好循環に入りましょう。

よく考えると当たり前のことです。
でも、僕もこの考えを知るまでは、気づいていませんでした。
いつも、他人任せ。いつか誰かが良くしてくれると、淡い期待をしていました。
自分から変えていかないと、状況は変わりません。

 

余談ですが、第Ⅰ領域と第Ⅲ領域の区別って、難しいです。
それは、何が自分にとって「重要」なのか判断する必要があるから。

7つの習慣では、第Ⅲ領域のことは断りましょう、と書いてあります。
でも、仕事では、なかなかそうはいきません。

この時間管理のマトリックスは、自分にとって重要なことが明確になっているのが前提です。
最初は、第Ⅰ領域と第Ⅲ領域を明確に区別する必要はないと思います。

 

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今回の内容をひと言でいうと
夢への近道は、適切な優先順位を決めること
です。
僕も、適切な優先順位を決められるように、試行錯誤中です。
 
では、第Ⅱ領域のことって、具体的にどんなことなのか?
次回、説明していきます。
次回記事はこちら↓

jun8tana.hatenablog.com

  

時間管理のマトリックスについて、詳しく知りたい方は、以下の書籍が参考になります。 
人生は手帳で変わる―知的ビジネス・パーソンのための第四世代時間管理術

人生は手帳で変わる―知的ビジネス・パーソンのための第四世代時間管理術