穏やか じゅんや

穏やかな暮らしを育むブログ。家族を大切にし、読書、手帳を使って自分を磨き、人生を楽しむ!

説明力は、あなたと周りを楽にする

テレワークでは、対面より伝わりにくいと感じたことはありませんか?
仕事をサッサと片づけるには、説明力が必要です。
説明が苦手な人に向けて、役に立ちそうな本を紹介します。

こんにちは。穏やかな暮らしを育んでいる「じゅんや」です。

今回紹介する本は、説明力を高めるコツが書かれています。
説明力に不安があったり、考えをまとめることが苦手な方にお勧めの本です。
僕は、今回紹介する本の著者、浅田さんの本を何冊か読んでいます。
おかげで、考えをまとめるコツをつかめました。

   驚異の「紙1枚!」プレゼン(浅田 すぐる)

説明0秒!  一発OK!  驚異の「紙1枚! 」プレゼン

説明0秒! 一発OK! 驚異の「紙1枚! 」プレゼン

  • 作者:浅田 すぐる
  • 発売日: 2020/04/09
  • メディア: 単行本(ソフトカバー)
 

テレワークでは説明力が求められる

テレワークでコミュニケーションの質が下がる

新型コロナ(COVID-19)の対策として、テレワークが増えてきました。
コロナ収束まで2年くらいかかるのでは?という話もあります。
テレワークは、これからも続く可能性が高いです。

テレワークでは、ウェブ会議とか、チャットでコミュニケーションをとります。
僕は、何となく、対面での会議や打合せより伝わりにくいと感じています。
慣れの問題なのか、相手の様子がわからないからなのか。
沈黙が怖くて、良く考えずに適当な発言をしてしまいがちです。

本書で紹介されていましたが、
ビジネスチャットのせいで、コミュニケーションの質が下がった
と感じている方は多いようです。

部下はたいした考えもなく、すぐにチャットで話しかけて報告・連絡・相談をしてくる。
何を言いたいのかさっぱりわからない。
というより部下本人もわかっていないことが多い。
あれこれ確認していたら、あっという間に時間が経ってしまう。

僕も、テレワークによって仕事のコミュニケーションのハードルが上がったと感じています。

どんな人が求められる?

テレワークでは、説明力が求められると考えます。

何が言いたいのか理解できる人と一緒に仕事をすれば、仕事が進みます。
結果、成果を出せるようになる。

これまでも、

  • どう進めたらいいか、まとめられる力
  • ゴチャゴチャになった情報をうまくまとめる力

は必要でした。
ただ、テレワークなどのデジタル化で、必要性がより一層増しました。

説明力を高めるために必要なこと

考え抜く力

説明力を高めるために必要なのは、「考え抜く力」です。

これまでは、資料作成を通じて、考え抜く力を磨けていました。
ところが、デジタル化で、資料作成の頻度が減っています。

理由は、デジタル化で以下のように考える人が増えたから。

  • 画面だと資料が見にくいから、要点だけ話して
  • これって、資料をつくるほどの話なの?
  • チャットで資料を共有されても、ファイルを開く気にならない

など

チャットだけで上手く仕事を進められる人もいます。
ただ、それは考え抜ける人が集まっている場合に限られます。

相手に伝える前に、まずは自分の中で思考整理すること。
そうしないと伝わらないものです。
そもそも、伝えたいことが曖昧だったら、伝わる訳がありません。

では、考え抜くとは具体的にどんなことなのか。

①情報を整理
②自分なりに考えをまとめる

この①と②を「繰り返す」ことが「考え抜く力=思考整理力」です。

説明は、考え抜いた後に行うべきものです。
これは、チャット、メール、資料でも共通して言えます。
まずは、考え抜く。
その後に、チャット、メール、資料などの手段を選んで説明、の順番。

本書では、「紙1枚を使った思考整理法=考え抜く方法」が説明されています。
具体的にどうしたらいいか書かれており、すぐに実践できます。

三つの疑問詞

考え抜くためのコツについて、本書の中から一つ紹介します。
それは、三つの疑問詞、What、Why、Howです。

例えば企画提案したい場合。
三つの疑問詞を使って問いを立てます。

  • なぜ、この企画をやりたいのか?(Why?)
  • この企画の概要は?(What?)
  • どうやって企画を実現していくのか?(How?)

次に、この三つの問いを解消するように思考整理します。
その上で、メール、電話、チャット等々で相手に伝えます。

そうすることで、あっさり相手に伝わるようになります。

同様に、クレーム対応の検討であれば、次のような問いを立てられます。

  • クレームの内容は?(What?)
  • クレームの発生原因は?(Why?)
  • クレームへの対処はどうする?(How?)

著者の経験から、様々なツッコミは、この3タイプに集約されるそうです。
ツッコミを入れる理由は
「何か物足りない」「説明されていない部分があるのでは」
と感じるからだそうです。
それを解消してしまえば、ツッコミを入れられることは減ります。
結果、相手にも伝わるようになります。

「考え抜く」を継続すれば説明を減らせる

しっかり考え抜いた説明をするのは大変かもしれません。
でも、それを「継続」すると良いことがあります。
それは、説明しなくてもいい状態になること。
本書に「説明0秒」と書かれているのは、その状態を指します。

考え抜くことで、あなたの説明は、ツッコミどころが減っています。
すると、「もう、いちいち説明してもらわなくても良い」となる。

つまり、説明時間が半分になり、やがて打合せが減っていく。
説明0秒に近づいていくのです。

それは、あなたへの信頼感が高まったからです。

あなたが普段から、どのような言動や仕事ぶりを積みかさねているか?
それによって、あなたへの信頼感が変わっていきます。

考え抜くことを継続すれば、
「あなたが言うなら、そうなんでしょう。」
という前提で聞いてくれる。

信頼を得れば、説明時間を減らせる。
こんなに楽なことはありませんね。

紙1枚思考法

僕は、紙1枚思考法を活用しています。
なんだか頭の中がゴチャゴチャしている時は、とにかく紙に書き出してみる。
これが習慣になっています。
紙に書き出すことで考えがまとまり、とても役に立っています。

説明力に不安があったり、考えをまとめることが苦手な方に本書はお勧めです。
実際に紙1枚思考法を試してみれば、その効果を実感できると思います。
それは、あなただけでなく、あなたの周りの人を楽にすることにもつながります。
「考え抜く力は、あなたと周りを楽にする」です。
自分のスキルアップが、周りの人のためにもなる。
そんなスキルこそ、磨いていくべきだと思います。